Stagiaire Réception - accueil

Stagiaire Réception - accueil

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CONTEXTE

Médecins du Monde Belgique (MDM-B) est une ONG médicale membre du réseau international de Médecins du Monde. Notre organisation soigne les populations les plus vulnérables, les victimes de catastrophes naturelles, les réfugiés, les peuples minoritaires, les enfants des rues et tous ceux qui sont exclus des soins de santé. Association de solidarité internationale, Médecins du Monde témoigne des entraves à l’accès aux soins, des atteintes aux droits de l’homme et à la dignité.

Médecins du Monde mène des actions dans différents pays étrangers ainsi qu’en Belgique où l’association soigne au quotidien des personnes exclues des soins de santé.

OBJECTIF DU STAGE

Le siège de Médecins du Monde – Belgique est situé rue Botanique 75 à 1210 Bruxelles. Le bâtiment est occupé par différentes organisations dont Vluchtelingenwerk, SAWB, Financité, New-B et Médecins du Monde. L’accueil supporte donc l’ensemble des organisations mais certains services décrits ci-dessous sont mis en place pour MDM uniquement.

Le/la stagiaire fera partie de l’équipe Accueil. Un accompagnement d’une à deux semaines sera mis en place afin d’assurer que la personne sélectionnée soit capable de prendre en charge l’entièreté des services demandés.

TACHES PRINCIPALES

Le/la stagiaire aura principalement des tâches d’accueil, de réception des appels, de gestion du courrier, et de support pour le centre médical (CASO).

Accueil 

  • Accueillir et diriger les visiteurs et fournisseurs vers les collaborateurs ;
  • Tenir le registre d’inscription pour les visiteurs ;
  • Réceptionner les appels téléphoniques : transferts des appels, prise et transmission des messages ;
  • Répondre ou transmettre les mails entrants.

Courrier postal et envoi de colis /plis/ recommandés

  • Réceptionner le courrier entrant : tri préliminaire, dispatching dans les différents casiers ;
  • Gérer le courrier sortant : affranchissement, recommandés, etc… ;
  • Gérer les demandes d’envoi TNT en fonction de la procédure en place ;
  • Gérer les bons de livraison et les archiver si besoin ;
  • Mettre à jour le listing téléphonique du BOTA75 ;
  • Réserver taxis verts pour le CASO via le service web-booking ;
  • Gérer sur demande les commandes de lunch et mini évènements du BOTA75.

Organisation interne 

  • Assurer des tâches de secrétariat quand demandé ;
  • Réserver les salles de réunion du BOTA75 ;
  • Faire des photocopies et mises en page diverses ;
  • Aider ponctuellement si classement administratif et archivage ;
  • Veiller à l’ordre général de l’espace accueil.

VOTRE PROFIL

  • Stage dans le cadre des études avec une convention de stage obligatoire
  • Formation : Stage dans le cadre de l’Enseignement Supérieur de type court – idéalement formation en Secrétariat
  • Bonne communication orale, orientée service client ;
  • Connaissances informatiques MS Office (Word, Excel et Outlook) ;
  • Très bonne connaissance du néerlandais et du français, l’anglais et toute autre langue est un atout ;
  • Dynamique et flexible ;
  • Intérêt prononcé pour le secteur associatif ;
  • Personne souriante et polyvalente ;
  • Personne ponctuelle, organisée et autonome ;
  • Affinité pour le travail en équipe.

Durée du stage : 2 mois minimum, temps plein (5 jours par semaine)

CE QUE NOUS OFFRONS

  • Une expérience concrète, variée et active par la participation à toutes les missions et à toutes les étapes des actions permettant de prendre des responsabilités dans un cadre professionnel
  • Un apprentissage au sein d’une ONG de solidarité internationale
  • Formation, encadrement et suivi de l’étudiant
  • Intégration dans une équipe de professionnels enthousiastes
  • Remboursement des frais de transport (limités au territoire belge)

MdM ne prend pas en charge les déplacements pour les entretiens, les formalités et les frais de permis de séjour en Belgique. Les stages conventionnés sont non-rémunérés.

INTÉRESSÉ(E) ?

Merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation en postulant en ligne en suivant le lien ci-dessous en mentionnant « Stagiaire Réception – Accueil » :

MdM vous remercie pour l’intérêt envers notre organisation et vous souhaite beaucoup de succès dans votre parcours.

MdM se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures. Merci pour votre compréhension.